Tidstyver dreper effektiviteten i arbeidshverdagen!

Postet i Økonomi, marked, ledelse 28. august 2015 av Jan Kristian Karlsen

Tidstyver legger beslag på mye arbeidstid i norske virksomheter. Det dreier seg om i gjennomsnitt over én arbeidstime per virkedag (Company Pulse 2013).

I mange organisasjoner er problemet betydelig større, og i mange tilfeller ville faktisk «sekstimersdagen» vært mer enn lang nok, dersom tidstyvene ble stoppet. Kunnskapsmedarbeidere er bedriftens viktigste ressurs, sies det, og det er utvilsomt riktig, men medarbeiderne er også virksomhetens desidert dyreste ressurs. Derfor er tidstyver svært kostbare for bedriftene. Ledere med personalansvar er den gruppen som er mest plaget av tidstyver. Som en følge av dette blir deres arbeidsdager ofte lange, og de må jobbe mye på kveldstid og i helger. Dette kan oppfattes som personlige utfordringer som den enkelte selv må leve med. Imidlertid er det en klar sammenheng mellom tidstyver og det å være på etterskudd med arbeidsoppgaver. Leveransene forsinkes, noe som er meget alvorlig for virksomhetene. For mange ledere fører også tidstyvene til at det blir for liten tid til å utøve god personalledelse.

Hva er de største tidstyvene i arbeidsdagen?

Lite effektive møter, ineffektive kommunikasjonsformer og IT-problemer er de største tidstyvene i arbeidshverdagen i store og mellomstore virksomheter i Norge (Company Pulse 2014). Men også dårlig tilgjengelighet til personer og reisevirksomhet er betydelige tidstyver i mange organisasjoner. Det er særlig ledere som har problemer med sin tilgjengelighet, mens de arbeidsreisende stamper i bilkøer som aldri før. Dette er svært kostbart både for samfunn og arbeidsliv, og dessuten blir det mindre tid til overs. Møter og reisevirksomhet har ofte en nær sammenheng. Selv om svært mange medarbeidere nå har smarttelefon og bærbar PC med kamera, brukes stadig 80 % av møtetiden «ansikt til ansikt», og hvert enkelt møte varer i gjennomsnitt 1,5 time (Company Pulse 2013). Dette er interessante gjennomsnittstall fra den norske arbeidsdagen, men for den enkelte bedrift er de likevel ikke så verdifulle i praksis, for det bedriftene trenger, er fakta om situasjonen i egen organisasjon.

«Den som ikke er bevisst på hva tiden brukes til, har heller ikke de rette forutsetningene for å planlegge for effektive arbeidsdager. God kunnskap om bruk av arbeidstiden gir verdifull innsikt for å skape effektive arbeids­dager og om hva som bidrar til det motsatte.»

Fra boken Tid til arbeid – tid til overs, side 27

Kan tidstyvene stoppes?

Det er selvsagt mulig å stoppe tidstyvene og få frigjort mye tid. Og effektive arbeidsdager øker ikke bare produktiviteten, men også arbeidsgleden! Fordi medarbeidere har forskjellige arbeidsdager, finnes det ingen fasit for hva som er tidstyvene i den enkelte organisasjon. Bedriftsledelsen må identifisere dem og lage en plan for hva som kan gjøres for å redusere eller fjerne de største av dem. Dette er også lederne selv tjent med, for mange av dem er jo selv så plaget med tidstyver. Å fjerne tidstyver handler imidlertid ikke bare om å endre atferd og tilegne seg nye ferdigheter. Også gode rammebetingelser, med effektive IT-systemer og gjennomtenkte og fleksible arbeidsforhold, er viktige for å skape effektive og gode arbeidsdager.

Om forfatteren

Jan Kristian Karlsen er daglig leder i analyse- og rådgivingsselskapet Company Pulse AS. Han har stor kunnskap om den fleksible arbeidsdagen, om effektiv arbeidsdag og metoder for utvikling av gode arbeidsplasser, både i private og offentlige virksomheter i inn- og utland. Karlsen arbeider også med forskning og metodiske undersøkelser innen temaet nye arbeidsformer og tidsbruksanalyser.

Kommentarer

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *