Hvordan følge opp deltakere i arbeidspraksis? Del 1 av 3

I artikkelen «Hvordan hjelpe deltakerne til en vellykket arbeidspraksis? Del 2»har vi utformet et eksempel på et informasjonsskriv som kan være nyttig å legge ved CV og søknad når en deltaker skal søke om praksisplass. I det følgende beskriver vi hva arbeidsstedet kan forvente av oppfølging fra vår side:

1. Cirka to uker etter oppstart ringer lærer arbeidsplassen for å opprette kontakt og høre hvordan det går med deltakeren i arbeidstreningen.

2. Neste kontakt mellom lærer og arbeidsplassen gjelder første oppfølgingsmøte. Lærer ringer arbeidsplassen for å avtale tidspunkt og drøfte saker som skal tas opp på møtet.

3. Selve oppfølgingsmøtet bør være kort og konsist. Deltaker, kontaktperson ved arbeidsplassen og lærer er til stede under hele oppfølgingsmøtet.

4. Alle deltakere har i hvert fall ett oppfølgingsmøte per arbeidstreningsperiode på tre måneder. Videre kontakt og grad av oppfølging avtales ved behov.

Dette skisserer et minimum av kontakt med arbeidsplassen som hver deltaker og arbeidsgiver kan forvente. Hvor mye oppfølging som gis utover dette, avhenger av hvert enkelt tilfelle. Ulike deltakere trenger ulik oppfølging, men malen vi bruker, er den samme uavhengig av yrke og type arbeidspraksis. Vi har deltakere i alle typer praksis, og malen fungerer like godt på en deltaker med arbeidspraksis i kantine som på en som er i praksis ved et arkitektkontor.

Etablering av kontakt og avtale om oppfølgingsmøte på praksisplassen

To til tre uker etter oppstart i arbeidspraksis ringer vi arbeidsstedet og spør hvordan det går med deltakeren. Før dette har vi snakket med deltakeren på skolen. Hensikten med telefonsamtalen er primært å opprette kontakt og minne arbeidsstedet om at vi som tiltaksarrangør er tilgjengelig, og at de kan søke veiledning hos oss ved behov, på e-post eller telefon. Det representanten for arbeidsplassen sier, noterer vi til det første oppfølgingsmøtet. Vi pleier ikke å veilede en arbeidsgiver detaljert på telefonen. Justeringer og råd for å få en god praksisopplevelse for både deltaker og arbeidsplass er best å gi på oppfølgingsmøtet hvor begge parter og lærer er til stede.

Første kontakt med arbeidsstedet er alltid spennende. Ikke minst fordi vi har deltakere med helt ulik utdannelses- og yrkesbakgrunn, og vi får innblikk i flere bransjer, på måter vi ellers ikke ville fått.

Noen ganger setter vi dato for oppfølgingsmøte ved første telefonkontakt. Andre ganger er det best at deltakeren og arbeidsstedet har fått samkjørt seg litt og blitt kjent med hverandre før vi kommer på besøk og veileder. Når det gjelder å tidfeste et oppfølgingsmøte, forsøker vi å imøtekomme arbeidsplassens ønsker så langt det er mulig. Noen arbeidsplasser ønsker et slikt oppfølgingsmøte litt lenger frem i tid. Andre ønsker det så raskt som mulig. Aner vi en konflikt, for eksempel at arbeidsplassen sier det går bra, mens deltakeren selv mener at det er utfordringer, formulerer vi oss slik at vi får til et oppfølgingsmøte raskt.

Rammen rundt oppfølgingsmøtene

Vi forutsetter at hver deltaker har en kontaktperson på arbeidsplassen som følger henne opp. Det beste er at personen som er med på møtet, kjenner deltakeren og er med deltakeren i hverdagen. Med andre ord: heller en avdelingsleder eller kollega som ser deltakeren i arbeidspraksis, enn øverste leder som ikke vet så mye om deltakeren.

Selvet møtet holder vi så kort som mulig, og setter i utgangspunktet av 30–45 minutter. Årsaken til dette er sammensatt. Vi ønsker ikke å oppholde et praksissted mer enn nødvendig. De fleste arbeidsplasser har en hektisk arbeidshverdag. Selv om praksiskandidater ofte kan oppleves som en ressurs, kan vi ikke stikke under en stol at det å ha kandidater i praksis krever en god del av en arbeidsplass. 30–45 minutter er oftest nok tid til å komme gjennom sakslisten beskrevet under. Vi er tilhengere av effektive og målrettede møter og tilstreber at man holder seg til temaene på sakslisten innenfor tidsrammen. Møtene skal oppleves meningsfylte for alle parter, da er det viktig at de ikke drar ut i tid.

Tanken er at deltakeren er med på hele møtet, fordi det er deltakeren det handler om. Hun må få være med på å reflektere over egen arbeidspraksis og lage en plan for hvordan den skal bli best mulig ut fra målene hun har satt seg. Vi har ikke ressurser til å fotfølge deltakere og gi individuell undervisning på arbeidsplassen. Vi ser at dette kan være nødvendig for deltakere på A1-nivå og spor 1. Imidlertid er våre deltakere for det meste på spor 2, med minst A2-nivå i muntlige ferdigheter. De skal være ressurssterke nok til å kunne ta ansvar for egen språkinnlæring i praksis med veiledning fra kolleger, samt oppfølging fra lærer. Vi har også i bakhodet at arbeidsplassen skal få et bilde av en selvstendig, initiativrik deltaker som har stå på-vilje, og evne til både å lære og få til ting på egen hånd. Dette øker sjansene for å komme i betraktning til senere vikariater eller fast jobb. Språkinnlæring på praksisplassen er alltid et punkt vi har med på oppfølgingsmøter.

Som hovedregel holder vi møtene uten bruk av digitale hjelpemidler. Dersom vi har behov for å loggføre noe digitalt, gjør vi det i etterkant. For et godt og produktivt møte mener vi det er viktig med øyekontakt og at vi er observante på kroppsspråk. Skriving på PC og iPad underveis kan stjele oppmerksomheten fra møtedeltakerne, så vi er litt gammeldagse og bruker gjerne penn og papir. Når det gjelder telefon, kan innkommende meldinger og oppringinger bli forstyrrende, selv om telefonen er satt på lydløs. Med andre ord: Unngå multitasking og forstyrrende teknologi under møtene.

Første oppfølgingsmøte på en arbeidsplass kan ta lengre tid enn beskrevet over, spesielt hvis en deltaker ønsker å vise oss arbeidsplassen. Vi forsøker allikevel å holde møtet til den gitte rammen med arbeidsplassens representant, og tar visningsrunden med bare deltakeren før eller etter det fastsatte møtet. Enkelte ganger kan det være hensiktsmessig å snakke med kontaktpersonen på praksisplassen uten at deltakeren er til stede før eller etter møtet, for eksempel i situasjoner hvor praksisen ikke fungerer så godt, eller når man har behov for å sondere jobbmuligheter. Mer om dette i senere artikler.

Faste samtalepunkter på oppfølgingsmøtene

På oppfølgingsmøter har vi alltid fem faste punkter: arbeidsoppgaver frem til nå, språkinnlæring, arbeidsoppgaver fremover, planen videre og eventuelt. Disse introduseres som agenda og saksliste ved starten av møtet. Vi tar punkt for punkt og lar deltakeren selv fortelle, før kontaktpersonen på arbeidsstedet utdyper hvis det er behov for det.

SAMTALEPUNKT 1: ARBEIDSOPPGAVER PÅ PRAKSISPLASSEN
Her kartlegger vi hvilke arbeidsoppgaver deltakeren til nå har hatt på arbeidsplassen. Vi ber henne fortelle om en vanlig praksisdag, eller ordet kan være helt fritt. Naturlige spørsmål som kan stilles, er:

• Hva gjør du/deltakeren en vanlig praksisdag?
• Hvilke arbeidsoppgaver mestrer du/hun?
• Trives du/hun med oppgavene?
• Hvordan tilbringer du/hun lunsjen og pausene?

Målet er å få innblikk i deltakerens hverdag i arbeidspraksis. Her får vi avdekket mye. Går hun mye alene? Er hun satt til typisk rutinearbeid? Krever hennes arbeidsoppgaver verbal kontakt med kolleger? Spiser hun lunsj alene eller i lag med kolleger? Er arbeidsoppgavene hun til nå har hatt, nyttige for å lære både språk og nødvendige ferdigheter for den aktuelle jobben?

SAMTALEPUNKT 2: SPRÅKINNLÆRING PÅ PRAKSISPLASSEN
Deltakeren er i praksis for å lære språk generelt og nok språk for senere å kunne fungere i arbeidslivet innen en ønsket bransje. Målet med dette samtalepunktet er å sikre at deltakeren faktisk bruker tiden i praksis til å utvikle språket, og ikke bare blir en ekstra, tidsbestemt jobbressurs for arbeidsplassen. Hvor mye kommunikasjon det er på arbeidsplassen, avhenger av bransje. En kandidat i renholdspraksis vil oppleve å ha bruk for, og være omgitt av, mindre språk enn en farmasøyt i praksis på et stort apotek med flere hundre kunder daglig. Vår oppgave er å sikre at enhver deltaker får anledning til å bruke språket på arbeidsplassen, og vi må se til at hun bruker de mulighetene som faktisk finnes. Vår jobb er også å bevisstgjøre praksisplassen på dette og be om deres hjelp. Naturlige spørsmål å stille deltakeren er:

• Hva gjør du for å lære norsk når du er i praksis?
• Er det andre ting du kan gjøre?
• Kan du navnet på alle tingene her?
• Hvis ikke, hva kan du gjøre for å lære deg hva ting heter?
• Noterer du ned nye ord og uttrykk hver dag?
• Hva gjør du når du ikke forstår?
• Hvem prater du mest med i løpet av en praksisdag?
• Hvordan går det i lunsjpausene? Har du noen å snakke med da? Hva snakker dere i så fall om? Forstår du hva som blir sagt? Vet du hva man kan snakke om?
• Kjenner du til dokumenter på arbeidsplassen? Forstår du dem?
• Hva har du lyst til å lære av språk i tiden du har igjen i arbeidspraksis?
• Hvordan kan du lære det?

Dernest kan vi spørre kontaktpersonene på praksisplassen om hva de kan gjøre for å hjelpe deltakeren videre. Læreren kan her komme med forslag og tips om videre aktiviteter på arbeidsplassen så deltakeren kan lære enda mer norsk. For eksempel kan deltakeren oppfordres til å lese oppslag og beskjeder, og sette seg inn i eventuelle dataprogrammer arbeidsplassen bruker. Er det snakk om praksis i en barnehage, kan det være nyttig å lese barnebøkene som finnes på avdelingen. Er det praksis på et sykehjem, kan deltakeren oppfordres til å lese avisen høyt for beboere som liker dette. Uansett praksissted kan deltakeren ha en app eller en liten notisbok til å samle ord og uttrykk, og hun kan få ansvaret for muntlige rapporter o.l. Sammen med deltakeren og arbeidsstedet settes noen språklige mål frem til neste oppfølgingsmøte.

SAMTALEPUNKT 3: ARBEIDSOPPGAVER FRAMOVER
Her tar vi utgangspunkt i arbeidsoppgavene deltakeren har per nå, og som vi allerede har snakket om under samtalepunkt 1. Vi spør arbeidsplassen om det er andre arbeidsoppgaver deltakeren nå er klar for, og om vi skal sette som mål at hun mestrer et par nye arbeidsoppgaver til neste besøk. Det er viktig for oss å få kartlagt arbeidsoppgavene på arbeidsplassen for å vite hvor deltakeren er i forhold til de andre kollegene. Har en stilling tyve arbeidsoppgaver i løpet av en dag, og praksiskandidaten mestrer kun to av dem, er det hensiktsmessig å avtale flere nye oppgaver deltakeren skal kunne utføre til neste oppfølgingsmøte. Vi setter de nye arbeidsoppgavene i sammenheng med de språklige målene vi satte under samtalepunkt 2. Et eksempel kan være en kandidat med praksis i matbutikk som mestrer arbeidet med frukt og grønt. Da kan det diskuteres om hun skal flyttes til ferskvaredisken og kanskje også få noe ansvar for bestilling av varer. For å øke språkinnlæringen kan det være fint at kandidaten også får prøvd seg i kassa eller blir satt et annet sted i butikken hvor det er kundekontakt. Naturlige språkmål til neste oppfølgingsmøte blir da ord og begreper knyttet til f.eks. ferskvare. I tillegg kan kandidaten lære setninger som er vanlige i kundebehandling, og å skrive ned og øve på og ord og uttrykk hun hører fra kunder.

SAMTALEPUNKT 4: VEIEN VIDERE
Det vi legger i dette punktet, er rett og slett om deltakeren skal ta fatt på en ny tremåneders periode i praksis, eller ikke. Vår erfaring er at en deltaker bør ha minst to praksisperioder, altså til sammen seks måneder på ett sted, for å kunne dra full nytte av praksisen. Om en tredje praksisperiode skal påbegynnes, avhenger av flere faktorer, blant annet av deltakerens individuelle plan. Er det en farmasøyt som har brukt barnehage som arena for å lære språk før hun tar til med praksis i apotek med sikte på en jobb som farmasøyt, vil det naturligvis være mer hensiktsmessig å ta videre praksis i apotek. Er det derimot en renholdspraksis som etter seks måneder ennå ikke har ledet til jobb, selv om deltakeren kan det hun skal kunne av arbeidsoppgaver og språk for å utføre jobben, er det bedre å starte på ny giv i en renholdsbedrift hvor det er større jobbmuligheter.

Noen ganger er det hensiktsmessig for kandidaten å ta en tredje og en fjerde praksisperiode på samme sted hvis hun trives veldig godt. Dette gjelder særlig for dem som har praksis på skoler eller i helsevesenet hvor det er høye språkkrav. Spesielt hvis kandidaten har utdanning eller ønsker seg en fremtid i dette yrket, kan det være lurt å holde på et godt praksissted et helt år, heller enn å hoppe fra sted til sted.

Uansett hva beslutningen blir, er det lurt at vi vet hva deltakeren ønsker videre før oppfølgingsmøtet. Dette er for å unngå misforståelser med arbeidsplassen i tilfelle de aksepterer en ny praksisperiode, mens deltakeren selv har andre planer.

SAMTALEPUNKT 5: EVENTUELT
Eventuelt-saker kan være saker som enten deltaker eller praksissted har ytret ønske om å snakke spesifikt om under møtet. Det meste klarer man som regel sømløst å integrere i punktene over. Dersom vi ikke har hatt anledning til å innhente ønsker om saker til et eventuelt-punkt før møtet, kan vi ved gjennomgang av sakslisten på starten av møtet høre om det er noe en av partene ønsker å ta opp spesifikt.

Vi setter de nye arbeidsoppgavene i sammenheng med de språklige målene ...

Videre oppfølging i arbeidspraksis

Dersom deltaker og praksissted ønsker å videreføre praksisen, avtaler vi gjerne en ny dato for et oppfølgingsmøte. Hvor hyppige oppfølgingsbesøkene er, avhenger av behov. Noen trenger besøke hver tredje uke. Andre trenger bare ett besøk per tre måneders periode. Atter andre finner det hensiktsmessig med hyppig telefon- og e-postkontakt. Hva som er best i en gitt praksisperiode, må du som lærer avgjøre sammen med deltaker og arbeidssted ut fra målene dere satte under samtalepunkt 2 og 3. På neste oppfølgingsmøte snakker vi oss gjennom de samme punktene og fokuserer på målene som ble satt på forrige møte. Er de nådd? Er deltakeren klar for enda flere nye oppgaver? Kanskje er tiden inne for en kombinert praksis- og vikarkontrakt?

Les del 2 av denne artikkelserien: Hvordan få arbeidspraksis til å lede til jobb